Home 5 Privacy Statement

Privacy Statement 

Privacyverklaring – Club BE IT & BE IT Academy

1. Inleiding

Club BE IT en BE IT Academy hechten veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en hoe wij zorgvuldig omgaan met jouw gegevens.

Deze verklaring geldt voor alle vormen van dienstverlening die wij aanbieden, zowel binnen onze sportclub (Club BE IT) als binnen onze zakelijke trajecten (BE IT Academy).

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en zorgen ervoor dat jouw gegevens alleen worden gebruikt voor legitieme doeleinden.

2. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Club BE IT / BE IT Academy
Safariweg 65-66
3605 MA Maarssen
E-mail: info@clubbeit.nl
KvK: 99168952

Club BE IT is de verwerkingsverantwoordelijke voor zowel de clubactiviteiten als de zakelijke diensten van BE IT Academy.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw relatie met ons (bijvoorbeeld als lid, deelnemer, zakelijke klant of websitebezoeker) kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Adresgegevens

  • Geboortedatum

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Betaalgegevens (IBAN/rekeningnummer)

  • Bedrijfsgegevens (indien van toepassing)

  • Gezondheidsgegevens (alleen indien strikt noodzakelijk en met expliciete toestemming)

4. Doeleinden van gegevensverwerking

Voor Club BE IT

  • Het beheren van lidmaatschappen en rittenkaarten

  • Contact opnemen over roosterwijzigingen of mededelingen

  • Inplannen van lessen via het reserveringssysteem (bijv. SportBit)

  • Het afhandelen van betalingen en facturatie

  • Het waarborgen van veiligheid tijdens lessen

Voor BE IT Academy

  • Uitvoering van coaching, trainingen, workshops, trajecten en online programma’s

  • Persoonlijke communicatie en opvolging

  • Facturatie en administratie

  • Communicatie rondom deelname aan programma’s en leeromgevingen

  • Voorbereiding op maatwerktrajecten

Voor de uitvoering van online programma’s, coaching en communicatie maken wij gebruik van digitale leer- en communicatiesystemen. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt binnen platforms die nodig zijn voor het functioneren van het traject, zoals leeromgevingen, e-mailsoftware en communityplatforms.

5. Rechtsgrond van verwerking

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend op basis van:

  • De uitvoering van een overeenkomst

  • Voldoen aan een wettelijke verplichting

  • Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld administratie en communicatie met klanten)

  • Jouw expliciete toestemming (bijvoorbeeld gezondheidsverklaringen)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

  • Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

  • Lidgegevens: tot 1 jaar na beëindiging lidmaatschap

  • Gezondheidsverklaringen: direct verwijderd na beëindiging traject

  • E-mails en overige communicatie: maximaal 2 jaar

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening.

Voor Club BE IT

  • Reserveringssoftware (zoals SportBit)

  • Boekhoudsoftware

  • Betaalproviders

  • Hosting- en e-maildiensten

Voor BE IT Academy

Wij werken daarnaast met online platformen voor coaching, leeromgevingen en communicatie, zoals:

  • leerplatforms (bijv. Huddle)

  • e-mail en automatiseringssoftware (bijv. MailBlue)

  • community- en communicatieomgevingen

  • online meeting software (bijv. Zoom of vergelijkbaar)

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Zij mogen jouw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Sommige softwareleveranciers kunnen hun servers buiten de Europese Economische Ruimte hebben. In dat geval zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn conform de AVG (zoals Standard Contractual Clauses).

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:

  • SSL-beveiliging op websites

  • Beveiligde systemen

  • Beperkte toegang tot gegevens op basis van functie

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • Inzage te krijgen in je gegevens

  • Je gegevens te corrigeren of verwijderen

  • Toestemming in te trekken

  • Bezwaar te maken tegen verwerking

  • Je gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit)

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@clubbeit.nl.
Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies om de website goed te laten functioneren en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.
Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies zonder toestemming.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met persoonsgegevens?
Mail ons via info@clubbeit.nl.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Gebruik van foto- en videomateriaal

Tijdens activiteiten van Club BE IT en BE IT Academy kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele en sfeerimpressiedoeleinden (social media, website, nieuwsbrief).

Wij gaan hier zorgvuldig mee om:

  • Publicatie gebeurt alleen met toestemming van herkenbare personen

  • Bij inschrijving via het reserveringssysteem wordt akkoord gegaan met het gebruik van beeldmateriaal

  • Je kunt toestemming altijd intrekken via info@clubbeit.nl — het materiaal wordt dan zo snel mogelijk verwijderd

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd.
De meest actuele versie staat altijd op www.clubbeit.nl.